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Dotation des élus délégués de la Communauté de communes du Plateau picard en tablettes numériques

Communauté de Communes du Plateau Picard

140 rue Verte
60130 Le Plessier-sur-Saint-Just

contexte

Indépendamment de la conduite de son PLP, la Communauté de communes du Plateau Picard s'est engagée dans une démarche de dématérialisation. Celle-ci a été initiée par le service administratif de la collectivité suite à l'obligation faite par l'Etat de dématérialiser les flux comptables.

La dotation des élus en tablettes numériques est une action dont la réalisation a été confiée au service informatique de la CCPP. Ses résultats ont été intégrés au Programme Local de Prévention des Déchets que la collectivité mène depuis 2010.

 

objectifs et résultats

Objectifs généraux :

- Réduire les coûts d'impression et d'envoi des documents occasionnés par la tenue des bureaux, commissions et conseils communautaires (leur nombre allant croissant avec la prise de compétences nouvelles)

- Faciliter la communication avec les élus délégués (meilleure instantanéité de l'information)

- Diminuer les tâches peu valorisantes et chronophages pour les agents en charge de l'envoi des documents liées aux réunions

Résultats quantitatifs :

- 1 convention de mise à disposition de la tablette pour chaque élu

- 105 élus délégués dotés de tablettes en fonctionnement sur 110 élus au total

- économie de papiers (en moyenne 30 feuilles par réunion, sachant qu'au moins 11 se sont tenues en 2015)

- économie financière estimée à 2 800€ sur la durée du mandat pour les seules réunions du bureau et du conseil communautaire

Résultats qualitatifs :

Agent en charge de l'envoi des documents aux élus appréciant fortement l'action (dégagement de temps à consacrer à d'autres tâches plus valorisantes)

Communes montrant un intérêt fort pour la démarche et se posant la question de sa reproductibilité pour le conseil municipal.

La commune de Saint Just en Chaussée a ainsi reproduit l'action à l'identique et a elle aussi équipé ses élus.

Mise en oeuvre

Planning :

2014 :

- Avril : annonce de la mise en place de l'action en conseil communautaire

- Juin :  présentation aux élus de la mise en oeuvre de l'action (gains attendus, conséquences sur leur quotidien d'élus délégués)

- De Septembre à Décembre : choix des prestataires (fournisseurs des tablettes et du logiciel de convocation des élus)

 

2015 :

- Début d'année : réception des tablettes et paramétrage

- Avril : dotation des élus et formation à l'utilisation de la tablette proposée par le service informatique (uniquement pour les élus volontaires)

- Fin Avril : mise en fonctionnement des tablettes

- Fin Mai : 1er conseil communautaire où les tablettes sont utilisées

- Juin à Décembre : suivi et résolution par le service informatique des petits problèmes techniques rencontrés par les élus

Moyens humains :

Services administratif (pour lancer l'action) et informatique (pour la réaliser).

 

Au sein du service informatique, l'action a été mise en oeuvre par l'informaticien de la collectivité, ainsi que par plusieurs stagiaires qui ont intégré ponctuellement à leur stage certaines tâches de cette mise en oeuvre. Ces tâches ont consisté à :

- rédiger le cahier des charges de la commande publique,

- réceptionner, paramètrer et tester les tablettes

- informer les élus lorsqu'ils retiraient leur tablette

- former ceux qui le souhaitaient lors de réunions spécifique (une demi journée)

- résoudre les problèmes rencontrés par les élus (problèmes techniques, erreurs de manipulation etc.)

 

 

Moyens financiers :

Achat de 120 tablettes : 27 000 € HT

Installation et abonnement au logiciel de convocation des élus : 1000€ puis 1800€/an

Moyens techniques :

Tablettes de la marque SAMSUNG, modèle Galaxy Tab 4

Logiciel de convocation des élus "Portail Fast élus" de la société CDC-FAST

Partenaires moblisés :

-

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Cette action est reproductible à condition :

- de disposer de ressources permettant de gérer le paramétrage des tablettes et le suivi des problèmes rencontrés (plus le nombre de personnes utilisant les tablettes est important, plus le nombre et la variété de ces problèmes augmentent),

- que les élus concernés aient une réelle volonté d'utiliser les tablettes

A noter : bien étudier la pertinence de l'achat de tablettes (si l'administration concernée est de petite taille, il se peut que le coût des tablettes soit très supérieur à celui des impressions et envois papier)

 

 

Recommandations éventuelles :

Attention à ne pas multiplier les tablettes !

Certaines personnes sont en effet élues de plusieurs structures qui pourraient souhaiter, chacune les équiper de tablette...

 

L'exploitation d'une seule tablette par élu doit être une priorité.