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Animation territoriale- Plateforme de mutualisation de matériel évènementiel

fiche_exemplaire
expérience
exemplaire

Conseil Départemental d'Ille et Vilaine

1 avenue de la Préfecture
35042 Rennes

contexte

En Ille-et-Vilaine, dans le cadre du Plan Départemental de Prévention des déchets, la mobilisation des organisateurs d'évènements (sportifs, culturels, ...) est un axe de travail important. En 2013, le Département a accompagné 4 évènements pour une meilleure gestion de leurs déchets.

 

En parallèle, l'ADEME Bretagne et les 4 Départements bretons souhaitent accompagner les organisateurs vers une démarche éco-responsable. Pour ceci, l'ADEME Bretagne soutient le deploiement d'une plateforme nationale de mutualisation du matériel évènementiel. Dénommée MATELO, cette plateforme a été développée, avec le soutien de l’ADEME et de la Région Rhône-Alpes, par ATEMIA, bureau d'études et de conseil pour le développement durable des secteurs du tourisme, évènement et culture.

 

MATELO est une plateforme en ligne, accessible gratuitement, pour faciliter le prêt et la location de matériel entre organisateurs d'évènements : chapiteau, tables et chaises mais aussi gobelets et vaisselle réutilisable, supports de tri, poubelles, etc. Outil de consommation collaborative, Matelo participe concrètement  à la prévention des déchets, l'économie de ressources (en augmentant l'intensité d'usage des biens), et favorise l'économie circulaire au sein des territoires.

Adresse de la plateforme: www.matelo-evenements.org

 

Pour une efficacité et une appropriation locale plus efficace de MATELO, le Département a voulu réaliser une animation départementale sous forme d'ateliers pour aller au plus près des organisateurs d'évènements.

objectifs et résultats

Objectifs généraux :
  • Compléter la démarche de l'ADEME Bretagne en proposant des réunions de présentation de la plateforme à l'échelle du département d'Ille-et-Vilaine
  • Encourager l'appropriation de l'outil par les organisateurs d'évènements (collectivités, associations, entreprises) en leur donnant accès à une information de première main et en leur permettant d'échanger directement avec les responsables de la plateforme

 

Résultats quantitatifs :
  • 4 réunions départementales réparties stratégiquement sur l'ensemble du territoire
  • Plus de 15 structures participantes
  • 1 nouveau partenariat stratégique, avec une association de location de matériel
  • Une dizaine de nouveaux contacts identifiés pour la poursuite de la promotion de l'outil
Résultats qualitatifs :
  • Une validation unanime des enjeux liés à l'organisation des évènements : charges relatives au matériel en hausse, budget serré, méconnaissance des autres organisateurs sur le territoire, frein à la mise en place de mesures écoresponsables...
  • Un accueil salué de l'outil

  • Un partage d'expérience enrichissant : historique d'actions déjà entreprises sur certains territoires, identification d'acteurs susceptibles d'être intéressés...

 

Mise en oeuvre

Planning :

Fin 2014: découverte et analyse de la plateforme

Début 2015: validation par les élus de l'animation départementale

Avril-Mai 2015: réalisation des 4 réunions départementales

Mai 2015: création d'un compte au nom du Département et mise en ligne d'une première annonce de prêt de matériel.

Moyens humains :

Du coté du Département, 1 personne pour caler l'organisation des réunions (lieu, date, réservation salles, invitation auprès des différents réseaux, ...)

Du coté du bureau d'études, 1 personne  (présentation PowerPoint, animation, suivis des rencontres)

Moyens financiers :

Le Département d'Ille-et-Vilaine a participé financièrement à hauteur de 3480 € TTC pour la réalisation de ces 4 ateliers. (Temps de préparation et d'animation du bureau d'études ainsi que les frais de déplacements).

Moyens techniques :

Pas de moyens en particulier. Il suffit juste d'avoir une salle et un vidéo-projecteur.
 

Partenaires moblisés :

Tous les réseaux pouvant regrouper des organisateurs d'évènements et tous les relais qui peuvent transmettre les informations auprès de réseaux ou de contacts. On peut citer par exemple le Collectif des Festivals engagés pour le développement durable et solidaire en Bretagne, les collectivités en charge des déchets, le Comité Régional Olympique et Sportif de Bretagne, ...

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Action facilement reproductible en fonction de la disponibilité du bureau d'études ou d'un ambassadeur local de MATELO pour réaliser les présentations. Contacter le bureau d'études.

Difficultés rencontrées :

Il s'agit de la première et unique plateforme nationale de mutualisation de matériel évènementiel.

Le fait d'organiser ces réunions en "duo" (collectivité et bureau d'études) permet d'apporter de la crédibilité à la plateforme.

Recommandations éventuelles :

Le secteur associatif n'est pas toujours facile à mobiliser : ne pas hésiter à multiplier les voies de communication (mails, journal municipal, site internet, médias sociaux, etc.), solliciter des relais locaux, et effectuer des relances.

Avant toute chose, choisir une bonne période dans l'année (pour les organisateurs d'évènements sportifs et culturels, la période de l'été est très chargée) et privilégier les réunions en soirée.

Faire des réunions à différents endroits du département permet de toucher plus d'organisateurs.

Il peut être judicieux de prévoir 2 rencontres dans la préfecture, une en début du cycle des rencontres (lancement) et une en fin du cycle ("séance de rattrapage").