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Optimisation de la facturation des professionnels en déchèterie

Communauté de Communes de la Vallée de Kaysersberg

31, Rue du Geisbourg
68240 Kaysersberg

contexte

La CCVK est à la redevance incitative depuis 1997 (au volume) et à la levée depuis 2010.

Dans le cadre de son projet d'optimisation du Service Déchets, la CCVK souhaite optimiser le système de facturation des professionnels en déchèterie.

 

Aujourd'hui, les 3 déchèteries du territoire sont ouvertes aux professionnels.

Elles sont pourvues de barrières d'accès afin de contôler et mesurer les accès des usagers professionnels et privés.

 

Les professionnels peuvent y déposer 6 catégories de déchets (encombrants, gravats, métaux, cartons, bois, et déchets vert) , et ont accès aux déchèteries lors de l’ensemble de leurs horaires d’ouverture au grand public.

Ils doivent acheter (à la CCVK ou en déchèteries) des coupons au volume (0.25m3, 0.5m3 ou 1m3) pour les déchets et aux coûts suivants :

Gravats : 15.91€/m3

Végétaux : 15.91€/m3

Cartons :3.22€/m3

Métaux : 3.22€/m3

Bois : 26.52€/m3

Encombrants : 42.43€/m3

 

Lorsqu’un professionnel amène des déchets en déchèteries, l’agent regarde quel est le volume de déchets  et indique au professionnel le volume estimé de ses déchets.

Il lui demande le coupon correspondant, ou lui fait remplir un bon d’achat pour un coupon.

 

Le système des coupons a été mis en place pour :

  • faire payer aux professionnels le juste coût de leurs déchets, afin qu’ils ne soient pas pris en charge par les usagers via leur part fixe
  • les inciter à utiliser les filières professionnelles existantes pour leurs déchets

 

Aujourd’hui, le nombre de coupons achetés ne correspond pas à la quantité de déchets réellement déposés par les professionnels.

Beaucoup de professionnels n’achètent pas de coupons pour diverses raisons : fraude, méconnaissance du système, …

Les agents ne demandent pas toujours les coupons pour diverses raisons : non reconnaissance du fait que l’usager est un professionnel, manque de temps, ou difficulté à demander des coupons à des usagers qu’ils connaissent, négociation avec les professionnels qui indiquent que leurs déchets sont privés etc…

 

Les professionnels sont difficiles à reconnaître pour certains car ils n’ont pas systématiquement de carte de déchèterie différente de leur carte privée. En effet, lorsque l’adresse du siège de l’entreprise est la même que celle du foyer du gérant de l’entreprise, celui-ci ne paye qu’une seule part fixe, et ne dispose que d’une seule carte d’accès en déchèterie.

Par ailleurs il n'existe pas de liste exhaustive des professionnels du territoire. Certains professionnels ne sont donc pas connus comme tels.

 

Enfin, certains professionnels payent et d'autre non, ce qui crée une injustice entre professionnels.

 

Il est donc nécessaire de réformer le système.

 

En parallèle une étude d'optimisation du service déchèterie a été menée. Elle a abouti à la conclusion que 2 déchèteries sur les 3 en place allaient être fermées, et que la déchèterie restante serait l'objet de travaux importants afin qu'elle présente un service de haute qualité.

objectifs et résultats

Objectifs généraux :

 

Généraux :

  • faire payer aux professionnels le juste coût de leurs déchets, afin qu’ils ne soient pas pris en charge par les usagers via leur part fixe
  • inciter les professionnels à utiliser les filières professionnelles existantes pour leurs déchets
  • établir une équité entre professionnels
  • Définir un juste équilibre entre la qualité du service à apporter aux professionnels de la vallée, et le coût du service.
  • Améliorer le bilan environnemental de la gestion des professionnels en déchèteries.


Précis :

  • Définir qui est professionnel
  • Définir de nouveaux objectifs en termes de déchets de professionnels : doit-on limiter les quantités de déchets amenés par les pros ou leur nombre d’entrées en déchèteries ? comment leur fait-on payer ces déchets (poids ?), faut-il faire une part fixe majorée pour les professionnels (dans le cadre de la RI) ? faut-il intégrer une franchise dans cette part fixe ? dfaut-il, lorsque le nouveau système de facturation sera en place, faire évoluer celui des particuliers pour limiter la fraude ?
  • Faire en sorte que tout professionnel entrant à la déchèterie soit identifié comme professionnel, que ses déchets soient payés, et que le tri soit correctement fait.

 

Les actions à mettre en oeuvre sont donc :

  • Réflexion sur la définition du professionnel
  • Réflexion sur la qualité su service à apporter aux professionnels, sur l’impact environnemental de ce service
  • Réflexion sur la liste des professionnels identifiés, vérification qu’ils sont tous identifiés, et complément si besoin
  • Réflexion sur la façon de faire payer aux professionnels leurs déchets, sur les quantités acceptées
  • Asscoier à ces réflexions : le groupe de travail Déchèteries, les agents déchèteries, l’ambassadeur prévention et tri
  • Mise à jour du document sur les filières des professionnels
  • Mise en place d’un système de facturation des professionnels adapté
  • Envoi d’un courrier aux professionnels pour leur faire part de la démarche
  • Formation des agents
  • Mise en placed'animations en déchèterie avec renforcement du personnel et information des professionnels
Résultats quantitatifs :

Le projet a été lancé en juillet 2011. Les résultats quantitifs obtenus sont donc partiels.

 

En avril 2012, les élus ont répondu à un certain nombre de questions, dont voici les principales conclusions :

  • équiper la future déchèterie unique d'une balance pour facturer les déchets au poids (possible dans la future déchèterie unique)
  • facturer toutes les catégories de déchets payants des professionnels  au même coût (prix du kilo de déchets x nombre de kilos de déchets)
  • facturer aux pros seulement les déchets qui coûtent le plus cher (déchets verts, encombrants, gravats)
  • facturer la  tonne de déchets déposés par les professionnel au coût de la tonne de déchets les plus chers
  • Donner une carte privée et une carte professionnelle aux professionnels habitant à la même adresse que le siège de leur entreprise
  • Faire payer deux parts fixes dans ce derniers cas
  • Réfléchir au montant d’une part fixe professionnelle qui reflète la réalité des coûts
  • Inclure dans la part fixe un certain tonnage (franchise) et faire payer chaque kilo supplémentaire
  • liimiter les particuliers dans leurs apports en déchèteries afin de limiter la fraude (prêt de carte professionnel / particulier)

 

Par ailleurs, la liste exhaustive des professionnels est pratiquement terminée.

Résultats qualitatifs :

Augmentation des recettes de coupons de janvier à avril 2012 par rapport à la même période en 2011?

 

Le seul fait de travailler sur la liste des professionnels, et de motiver les agents, a permis une augmentation des recettes entre début 2011 et début 2012.

Ils font un effort plus important pour repérer les professionnels et leur demander des coupons.

Mise en oeuvre

Planning :

Juillet 2011 : lancement de la réflexion

 

Décembre 2011 : décisions autour de la facturation au poids

 

1er semestre 2012 : listing des professionnels, définition du plan de la future déchèterie avec les équipements associés (balance...)

 

Lors de la mise en place de la future déchèterie unique (date encore non définie) : lancement du nouveau système de facturation

Moyens humains :

- chargé de mission COT (0.2 ETP)

- secrétaire du service déchets (0.05ETP)

- responsable des déchèteries (0.01 ETP)

- agents des déchèteries (0.05 ETP)

Moyens financiers :

Pour le moment, pas d'équipement acheté

 

Pour la future déchèterie : achat d'un pont-bascule

Moyens techniques :

Pour la partie administrative :

Mise en place d'un logiciel de facturation pratique et évolutif pour intégrer de nouvelles données (code ape, numéro INSEE, demande d'exonération...)

 

Pour la partie terrain :

Gros travaux en prévision pour la mise en place de la future déchètrie unique, qui accueillera le pont bascule

Partenaires moblisés :

Comité de pilotage composé de : Groupe de travail déchèterie, commission déchets, Union des Artisans, CCI, associations de commercants, représentants du comité d'usagers...

ADEME, CG68, ADMD

En interne : responsable des déchèteries, agents déchèteries, secrétaire du service déchets, responsable de la communication

 

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Reproductible sous réserve d'avoir la place pour installer un pont bascule dans sa déchèterie

Difficultés rencontrées :

Originalité du contexte : un territoire en RI est difficile à gérer car les usagers ont l'impression d'être facturés pour leurs déchets alors que ça ne devrait pas être le cas. Ils ont souvent l'impression de payer plus qu'ils ne devraient.

Cela complique tous les projets mis en place autour des déchets.

 

Néanmoins, les usagers professionnels et privés sont plus sensibilisés à la problématique de la prévention.

Recommandations éventuelles :

- Intégrer les agents déchèteries au projet dès le début

- Prendre le temps de créer une liste la plus exhaustive possible des professionnels

- Définir de façon claire et reproductible qui est considéré comme professionnel ou non (exemple : associations) et qui des professionnels sera soumis ou exonéré de part fixe majorée