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Réduction des impressions papiers

Conseil Départemental du Bas Rhin

Place du Quartier Blanc
67964 Strasbourg
Christine Fraleu
christine.fraleu@bas-rhin.fr

contexte

Le Département du Bas-Rhin est engagé dans une démarche d’optimisation et de réduction de déchets des activités (STOP DECHETS) qui découle de son Agenda 21 de 2ème génération et du volet éco-exemplarité du PDP.
Pour l'action présentée, le contexte s'y prêtait:

- l'évolution des outils informatiques contribue à réduire les impressions papiers et les consommables et déchets associés.

- le contrat de maintenance du parc copieurs arrivait à échéance.

- enfin, le contexte financier contraint le Département à maîtriser et réduire les dépenses.

objectifs et résultats

Objectifs généraux :
  • Maitrise/réduction du budget dédié (matériel et consommables)
  • Remplacement des copieurs classiques et imprimantes individuelles par des copieurs mutualisés haute performance, associés à un logiciel de suivi et à un système de déblocage des impressions par badge (Les imprimantes individuelles couleurs seront supprimées et le parc de N&B divisé par 2.)
  • Réduction/ Suppression du parc de fax
  • Limitation des impressions couleurs par quota
  • Suppression des impressions orphelines
  • Réduction des consommables
  • Suivi statistique individuel des consommations

Ainsi, le parc d’imprimantes, sur l’ensemble des sites du Conseil Départemental du Bas-Rhin, déjà passé de 1377 (en 2010) à 928 imprimantes individuelles (102 couleurs et 826 N&B) et 117 copieurs (au 31/12/2012) devrait passer à maximum 400 imprimantes individuelles N&B et environ 140 copieurs d’ici 2016 (en 4 ans).

Résultats quantitatifs :

Au 30/06/2015 :

  • Suppression de 192 fax, 75 imprimantes individuelles couleurs, 390 imprimantes individuelles N&B
  • Mise en place de 121 nouveaux copieurs haute performance avec badge pour 116 copieurs avant le lancement du projet

Nb d’agents concernés :

  • 2990 agents dotés de postes informatiques sur 45 sites (/150 sites départementaux) => 80% de ces agents sont utilisateurs (environ 2400)
  • À terme : tous du fait du badge + accès au copieur/scann

Frais de fonctionnement :

Le dispositif copieurs devrait permettre une réduction des dépenses estimée à 150 000€/an, hors achat papier :

  • Toners : réduction de 250 000 €/ an entre 2012 et 2015
  • Maintenance des nouveaux copieurs/suivi statistique : cout à la page de 100 000€/an

Économie de papiers : Impressions évitées : 707 651 feuilles en 2014 – 832 732 feuilles au 30/06/2015

 

Résultats qualitatifs :

Changement des pratiques mais taux de satisfaction/acceptation à mesurer S2 2015
Badge multifonction (déblocage des impressions, mais aussi accès aux locaux, accès et paiement au restaurant administratif, carte professionnelle)

Mise en oeuvre

Planning :

2009-2011 : Suppression des fax et 1ère réduction du parc d’imprimantes individuelles lors du passage à Windows 7

 

2013 : Analyse et recherche d’un nouveau dispositif (Marché public-Validation en CoDG du scénario-Information des agents)

 

Nov. 2013 à janvier 2014 :

  • 1ère étape de déploiement :   site de l’Hôtel du Département (700 agents) + suivi statistique sur tout le parc
  • validation du nb de copieurs et localisation par niveau de bâtiment ;
  • création des badges et validation du quota couleurs/agent ; sensibilisation de 700 agents ;
  • affiches+ infos intranet IRIS & mise en service

Janvier 2014 : 1er relevé statistique individuel avec accès en temps réel aux statistiques sur l’espace personnel (site WATCHDOC) + communication mensuelle à l’agent de la synthèse (nb pages imprimés, détail des impressions et cout associé) et à son supérieur (nb de pages global)

 

De 2014 au 30/06/2015 - Fin du déploiement

  • 93 copieurs installés sur 26 sites
  • 246 imprimantes n/b supprimées
  • 72 imprimantes couleur retirées
Moyens humains :

Projet sur 4 ans : benchmarking, appel d’offres, déploiement

Direction de projet : Direction services informatiques 
Services en appui : marchés publics, communication

Moyens financiers :

Investissement copieurs au 30/06/2015 :  683 509 €TTC dont :

  • 542 727 € TTC : copieurs
  • 112 847 € TTC : logiciel pour les copieurs
  • 17 840 € TTC : logiciel et matériel pour la confection des badges
  • 10 095 € TTC : consommables badges
Moyens techniques :
  • Copieurs haute performance avec lecteur de badges - 2 modèles (28 pages/ min – la majorité ou 55 pages /min)
  • Logiciel WATCHDOC d’administration de toutes les files d’impression (que ce soit copieurs, imprimantes individuelles couleurs ou N&B)
  • Imprimante spécifique de badge
  • Badges NFC plastifiée

 

Nb de copieurs achetés au 30/06/2015: 121

En fin de déploiement, le parc sera de 8 fax, 200 imprimantes individuelles N&B et 130 copieurs.

Partenaires moblisés :

Direction des Services d’Information

Directeurs et Chefs de service

Agents

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

À partir du moment où l’investissement du logiciel de suivi est rentabilisé : outil plutôt dédié aux grosses structures car nécessite des compétences techniques pour l’administrer

Difficultés rencontrées :

Innovation/ benchmarking auprès des fournisseurs de matériel : copieurs, badge

 

Avoir un suivi / contrôle sur tous les systèmes d’impressions, permettant :

  • d’apprécier/ valider les impressions et corriger le cas échéant, les pratiques.
  • de mieux quantifier le cout.

 

Devenir du vieux matériel : Mise aux enchères, recyclage, élimination

Recommandations éventuelles :

A étudier de préférence au moment du renouvellement du parc matériel.