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Actions sur le gisement de papier au sein des bureaux de la collectivité

Communauté de Communes du Pays d'Ancenis

Centre Administratif les Ursulines
Bp 50201
44156 Ancenis

contexte

L'étude préalable au marché de renouvellement des outils de reprographie et d'impression a révélé que la COMPA a produit plus de 2 millions d'éditions entre juillet 2007 et juillet 2011 soit environ 20 à 40 feuilles de papier par jour et par agent producteur de documents.

 

Une réflexion a donc été lancée afin de diminuer le nombre d'édition et ainsi diminuer le gisement de papier. Un système d'authentification par badge des agents pour utiliser le matériel de reprographie a donc été retenu comme un des outils à mettre oeuvre.

Ce système permet de s'authentifier soit avec son badge de contrôle d'accès au bâtiment, soit avec un code pour toutes les opérations effectuées sur les copieurs :

  • la copie
  • la numérisation
  • l'impression
  • la télécopie

objectifs et résultats

Objectifs généraux :

L'objectif de la mise en place d'un système d'authentification est double :

  • Supprimer les impressions orphelines qui finissent généralement au papier brouillon ou à la corbeille après un long séjour sur la table voisine du copieur,
  • Permettre le retrait des impressions sur tous les copieurs : la liste de vos impressions est attachée à votre badge ou votre code et non à un copieur en particulier.
Résultats quantitatifs :

 

Depuis environ le 19 octobre 2011, date de mise en service du système d’authentification par badge :

  • 5200 feuilles de papiers ont été économisées.

Selon notre logiciel de suivi :

  • Moins d’un arbre sauvé,
  • 144 kg de CO2 non émis,
  • 52 m3 d'eau économisés.
Résultats qualitatifs :

Après un temps d'adaptation des agents au système d'authentification par badge et la prise de nouvelles habitudes de travail ( se déplacer pour lancer l'impression,...) , ce nouvel outil est apprécié et les agents y voient un intérêt certain dans le cas d'un lancement d'impression non voulue et cela permet de ne plus se mélanger avec l'impression des autres agents.

 

 

Mise en oeuvre

Planning :

2011 : passation du marché renouvellement des outils de reprographie et d'impression, information des agents sur l'utilisation du système d'authentification.

 

2012 : information des agents sur les économies de papiers réalisées.

Moyens humains :

- Action portée par le responsable informatique et réseaux.

Moyens financiers :

Passation d'un marché renouvellement des outils de reprographie et d'impression de la COMPA pour 3 ans (environ 96 000€) :

 - livraison, installation et maintenance d'un parc de 6 appareils de reprographie en location sans option d'achat associés à une solution de supervision des éditions,

 - livraison, installation et maintenance d'un parc de 4 imprimantes en acquisition et maintenance de 3 imprimantes existantes.

 

 

 

Moyens techniques :

Installation de 6 appareils de reprographie  avec authentification par badge.

Partenaires moblisés :

Prestataire ayant obtenu le marché de renouvellement des outils de reprographie et d'impression.

 

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Oui

Difficultés rencontrées :

-

Recommandations éventuelles :

La mise en place du système d'authentification pour avoir accès aux outils de reprographie et d'impression modifie le fonctionnement des agents dans leur travail.

De nouvelles habitudes doivent être prises et il faut quelques mois pour que tout le monde s'habitue au nouveau système. Il est important d'expliquer la nécessité de la démarche et les gains escomptés.